7 herramientas para teletrabajar como un profesional

Poco podemos decir sobre las ventajas del teletrabajo que no se haya dicho ya: reducción de costes, aumento de la productividad, facilidad para conciliar vida personal y laboral… A pesar de ello, y fuera del mundo freelance y de los trabajadores autónomos, hasta no hace demasiado tiempo pocas eran las empresas que se inclinaban por poner en práctica esta forma de trabajo en su equipo o procesos.

Entre las pocas (pero importantes) lecciones positivas que podemos extraer de la experiencia de confinamiento obligado que hemos vivido a causa del Coronavirus, está el aumento del trabajo remoto en centros de trabajo donde no se lo habían planteado hasta el momento. Está claro que, con la vuelta a la normalidad, muchas empresas volverán al esquema presencial donde se sienten más cómodas, más seguras, o incluso hasta más eficaces y productivas. Pero, del mismo modo, muchas otras empresas valorarán seguir haciendo uso del teletrabajo, total o parcialmente, en su relación con la plantilla, con colaboradores puntuales, e incluso con clientes.

Como decía al principio del artículo, quienes trabajan como autónomos o freelance, especialmente en el sector web (diseño, desarrollo, social media, marketing…), estarán acostumbrados a trabajar desde prácticamente cualquier lugar donde haya disponible una conexión a internet, y en ocasiones incluso sin ella.

En mi caso, que acumulo varios años de trabajo freelance y también de asalariado en agencias y consultoras, he tenido la ocasión de experimentar el teletrabajo en la soledad del autónomo, donde las necesidades de comunicación y conexión en cada proyecto suelen ser con una o dos personas (el cliente, y algún colaborador), pero también lo he experimentado integrado en una plantilla con un equipo de trabajo multidisciplinar compuesto por diferentes personas y perfiles.

En este artículo quiero compartir con vosotros lo aprendido gracias a las diferentes situaciones en las que he desempeñado teletrabajo, y contaros las herramientas que creo que son más útiles para mejorar la productividad en situaciones de trabajo remoto:

  1. Correo electrónico. Obvio, especialmente cuando trabajamos de freelance. Es la herramienta por la que nos llegarán los contactos de potenciales clientes, y sigue siendo muy útil para comunicaciones que requieren un mínimo de formalidad y, sobre todo, cierta persistencia en el tiempo. La gran ventaja del correo electrónico (tanto para trabajadores autónomos como contratados) es que, salvo que limpiemos nuestras bandejas de entrada y de salida, queda constancia de todas las comunicaciones con datos del remitente, destinatario, fecha, contenido y documentos adjuntos.
  2. Servicio de almacenamiento en la nube. Habilitar carpetas compartidas y sincronizadas para clientes, proveedores, compañeros o proyectos puede ser una muy útil alternativa a esa costumbre que aún perdura de enviar documentos por email. Muy útil y recomendable para mantener el orden y evitar tener varias versiones diferentes del mismo documento en diferentes hilos de email. Entre los más conocidos están Dropbox o Google Drive, pero merece la pena valorar herramientas Open Source como Nextcloud.
  3. Servicio de vídeoconferencia, para reuniones de equipo, compartir pantalla, etc. En ocasiones, una buena vídeoconferencia donde vernos las caras, las expresiones, y oir nuestras voces puede ahorrarnos muchos emails, malentendidos y minutos de oro. Entre los más conocidos están Google Hangouts, Skype (cada vez menos) o últimamente Zoom, pero recomiendo echar un vistazo a Jitsi Meet. Jitsi es Open Source, cómo no, y permite hacer uso del servicio sin registrarse en ninguna parte, sin dar un dato personal y, en el caso de equipos de sobremesa, sin necesidad de instalar ninguna aplicación.
  4. Herramienta de comunicación en equipo. Esto es especialmente útil cuando nos encontramos integrados en una plantilla o equipo de varias personas, compuesto de perfiles con responsabilidades diferentes, con quienes puede que además estemos trabajando en diferentes proyectos. Este tipo de herramientas permite organizar la comunicación en tiempo real con varias personas, a través de servicios de chat, vídeoconferencia e intercambio de ficheros integrados. La mayoría de estas herramientas permiten la comunicación uno a uno con personas individuales, pero además permiten la creación de canales organizadas por disciplinas o proyectos donde varias personas pueden comunicarse sin mezclar temas o generar ruido a personas que no comparten proyecto o responsabilidades. Yo he empezado a verle grandísimas ventajas a estas herramientas en situaciones de teletrabajo en agencias con plantillas numerosas. Entre las herramientas más conocidas están Slack o Microsoft Team, pero también otras Open Source como Jitsi o Mattermost.
  5. Software de Gestión de Proyectos. Este tipo de herramientas son muy útiles tanto en situaciones de teletrabajo como de trabajo presencial, y tanto trabajando en equipo como en solitario. Llevar un control sobre las fases y tareas vinculadas a un proyecto resulta imprescindible para mantener un mínimo de orden en el trabajo y reducir el riesgo de desviaciones en los plazos e incluso en el alcance de los proyectos. Hay varias metodologías y técnicas muy en boga últimamente (Scrum, Kanban, etc.), lo cual hace que haya herramientas orientadas específicamente a alguna de ellas, y otras que permiten implementar prácticamente cualquiera. Entre las más conocidas se encuentran Trello, o Taiga. Esta última, como no podía ser de otra forma, es Open Source.
  6. Editor de texto colaborativo. Para redactar o revisar documentos de texto de forma colaborativa, en tiempo real y vía web. Muy útil para toma de requisitos en la fase de análisis, para seguimiento de incidencias durante el mantenimiento o puesta en marcha, o cada vez que debamos redactar un documento entre varias personas y queramos evitar depender de plataformas que requieren cuenta o login, o un interminable intercambio de emails con diferentes versiones del documento ampliadas o corregidas. El más conocido en este caso es EtherPad, que además es Open Source. Existen numerosas instancias públicas. Yo suelo usar Board.net. Sencillo, rápido, utilísimo.
  7. Herramientas para consensuar fechas o encuestas. Si no os ha pasado en el ámbito laboral, seguro que al menos entre amigos sí que habéis vivido la difícil situación de tener que acordar entre varias personas, cada cual con sus condicionantes y situaciones personales, una fecha para un evento señalado o elegir el mejor regalo para ese amigo o familiar tan especial. Las herramientas para consensuar fechas nos permiten lanzar una especie de encuesta donde cada persona que es invitada a rellenarla puede votar por la fecha o la opción que más le conviene. No es muy recomendable cuando antes que una decisión rápida y excluyente convendría un consenso en torno a una opción que tal vez ni siquiera haya sido planteada. Entre las herramientas más conocidas para obtener este servicio esta Doodle y su alternativa Open Source Dudle.

Estoy seguro que hay multitud de servicios y herramientas que me dejo en el tintero, y que hay mejores productos y alternativas Open Source que las que he propuesto, pero esas son las que conozco y he utilizado. Si conoces alguna herramienta o producto que sea especialmente útil para el teletrabajo, o sin la que no puedes vivir para trabajar en equipo, déjala en los comentarios. Compartamos conocimiento y ¡aprendamos todos!

ActualidadSoftware Libre